2018(제9회) 아시아미래포럼 대행사 선정 입찰 공고

올 해로 창간30주년을 맞이한 한겨레신문사가 주최하고 한겨레경제사회연구원(HERI)이

주관하는 제9회 아시아미래포럼 행사와 관련해 다음과 같이 대행사 입찰 공고를 진행하오니 많은 참여 바랍니다.

2018년 3월 7일

한겨레신문

- 다  음 -

1. 사업 개요

가. 사 업 명 : 2018(제9회) 아시아미래포럼 (The 9th Asia Future Forum)

나. 행사일정 : 2018.10.17.(수)~18(목)/ (10/16(화) 저녁 환영만찬) 또는

2018.10.23.(화)~24(수)/ (10/22(월) 저녁 환영만찬)

다. 행사장소 : 미정 (별도 제안)

라. 포럼주제 : 미정

마. 사 업 비 : 미정 (연사비와 항공료는 본사 부담)

바. 행사규모 : 2일간 약 1,000~1300여명 내외

사. 주요구성 : 세션 횟수는 미정 (조정 가능)

1일차 – 개막식, 기조연설, 원탁토론, 분과세션 1~2

2일차 – 분과세션 1~6

아. 사업기간 : 계약일 ~ 2018.12.31

2. 용역 내용

가. 기획 : 종합계획 및 세부실행계획 수립

나. 운영 : 연사 관리, 등록 접수 및 관리, 주요 참가자 의전 관리, 행사장 조성 등

다. 홍보 : 누리집 및 SNS 운영, 모객 방안 및 홍보 계획

누리집 홈페이지 ▶  http://asiafutureforum.org/2017/kor/main.php#

라. 기타 : 행사와 관련된 전반적인 운영사항 관리

3. 사업자 선정방침

가. 전문 인력을 확보하고 효과적인 사업수행능력을 보유한 업체에 참여기회 부여

나. 공정경쟁에 의한 우수사업자 선정

4. 입찰 및 계약 방식 : 제한경쟁 입찰(협상에 의한 계약)

5. 대행사 선정 일정

- 3/7(수)  : 입찰 공고 (한겨레신문 알림 및 포럼 홈페이지에 공고문 게재)

- 3/19(월) : 입찰 마감 (우편 및 방문접수, 오후 3시까지)

- 3/21(수) : 1차 내부 서류심사 (기본서류 및 제안서 평가, 2차 심사대상 업체 선정)

- 3/27(화)~3/28(수): 2차 PT심사 (제안업체 PT발표 및 질의응답, 우선협상 대상업체 선정)

- 3월 말 : 개별 최종협상

- 4월 초 : 업체 계약

6. 입찰 참가자격

가. 부가가치세법 제5조에 의한 사업자 등록을 필하고, 공고일 최근 3년 이내 단일 용역

계약 규모가 2억원 이상인 행사 기획 등을 정부, 공공기관, 민간기관을 대상으로 대행

한 업체로 자격을 제한하여 입찰 추진

나. 여러 법인이 함께 참여하는 컨소시엄 형태의 공동도급 불허

7. 사업자 위탁 업무  (위탁업무는 추후 변경 및 추가 가능)

[ 한겨레경제사회연구원(HERI) ]

가. 행사 운영에 대한 기본 방향 및 방침의 결정

나. 행사 운영에 관한 기본 계획 및 준비 계획의 승인 (PCO 공동)

다. 개·폐회식, 회의, 환영만찬 등 행사 기획 (PCO 공동)

라. 대회 등록 접수 계획 수립 및 운영(시스템 포함, PCO공동)

마. 주요 참가자 의전계획 수립 및 관리(PCO 공동)

바. 포럼조직위원회 등 각종 위원회 운영

사. 홍보계획 추친 현황 점검 및 추가 기획(PCO 공동)

아. 유관기관 협조 및 후원에 관한 사항

자. 포럼 초청자 선정 계획 수립 운영

차. 초청장, 브로셔, 프로그램북 행사별 관련 자료 제작(PCO 공동)

카. 협찬사 모집 및 활용방안 수립

타. 연사 항공료 결제 및 연사료 지급

파. “을”의 발주 및 예산 업무에 대한 승인

하. “을”의 대행업무에 대한 관리 및 감독

[ PCO ]

가. 행사 운영에 대한 종합계획 및 세부실행계획 수립(HERI 공동)

나. 개·폐회식, 회의, 환영만찬 등 행사 기획 및 운영(HERI 공동)

다. 주요 참가자 의전계획 수립 및 관리(HERI 공동)

라. 실내·외 행사장 배치·조성 계획 수립

마. 전문사회자, 동시(순차)통역사, 번역 등 전문인력 운영 및 통역기자재 설치

바. 국내외 연사 초청 관련 제반 사항 관리(출입국, 항공, 수송, 의전, 식사, 숙박 등)

사. 포럼 누리집 홈페이지 개발 및 운영(업데이트 및 유지보수 포함)

=> (2017년 포럼 누리집 참조)  http://asiafutureforum.org/2017/kor/main.php#

아. 서포터즈 필요시 모집 및 관리

자. 디지털어워드 시상식 세션기획 및 연사섭외(HERI 공동)

차. 참가자 사전·현장등록 관리, 안내데스크 설치 및 운영

카. 호텔 블록 및 예약상황 관리

타. 현장 진행인력 교육 및 배치 운영, 참가자 기념품 제작 및 배포

파. 본 행사 디자인 기획 및 홍보(신문, 주/월간지, 온라인 광고 등 포함)에 관한 업무

하. 행사 종료 후 결과보고서 제출 및 정산업무 관리

거. 기타 행사 개최 및 진행을 위하여 필요하다고 정하는 사항

8. 공고 접수마감 및 제출처

가. 공고기간 : 2018.03.6(화)~03.19(월), 한겨레신문 누리집

나. 입찰참가신청서(붙임1) 및 제안서, 가격제안서(붙임2) 제출

- 접수마감 : 2018.03.19(월) 15:00시 도착분까지

- 제출방법 : 이메일, 우편 또는 직접제출 (단, 우편은 마감시간까지 도착한 것만 인정)

- 제 출 처 : 서울시 마포구 효창목길 6 한겨레신문사 3층

한겨레경제사회연구원 정태희 팀장 (02-710-0078)

- 이 메 일 : azaz@hani.co.kr

9. 사업자 결정방법 : 협상

가. 입찰참가자로부터 제안서를 제출 받아 내부 심사기준, 절차에 의하여 평가 후

우선협상 대상자를 선정하여 가격 및 기술 협상을 진행

나. 협상 결렬 시 차순위 업체 순으로 협상을 실시하고 협상대상자는 제안사에 개별 통보

10. 입찰참가신청서 제출 구비서류 - 3/19(월) 오후 3시까지 이메일 통보

가. 입찰참가신청서 1부

나. 사업자등록증사본 1부(※ 원본대조필 명기 후 인감 날인)

다. 법인인감증명서 1부 및 법인등기부등본 1부

※ 사용인감 날인 시 사용인감계 제출

라. 기타 입찰참가 자격을 증명하는 서류

11. 제안서 및 가격제안서 등 제출 구비서류

가. 총괄 제안서(파워포인트 작성) 1부

나. 첨부된 사업비 가격제안서) 1부 (별첨 지정양식으로 PDF가 아닌 엑셀파일로 별도 제출)

다. 최근 3년간 사업실적(용역명,발주처,기간,매출실적) 1부

라. 투입 전략인력 현황표 1부

마. 최근 2년 동안의 대차대조표 및 손익계산서(파일 제출)

바. 주제에 맞는 디자인 시안 (주제부분은 별도 문의)

사. 기타 포럼 활성화를 위한 아이디어

12. PT(프리젠테이션) 일정

-  PT일정 (예정) : 2018년 3월 27일(화) ~ 28일(수)

* 각 제안업체 별 구체적인 PT일정은 별도 통보예정 (PT일정은 다소 달라질 수 있음)

[PT 제출서류]

- 제안서 10부

- 제안서 요약본(20분 발표용) 12부

- 제안서, 요약본, 사업비 가격제안서 파일이 담긴 USB 1개

※ 사업비 가격제안서는 엑셀파일로 제출

13. 사업자 선정방식

가. 업체 선정

- 우선협상 대상자는 ‘기준금액 대비 최적 제안자’임

- 제출한 제안서를 내부 심사기준, 절차에 의거 평가 후 유효한 자격업체를 대상으로 우선협상을 실시하여

업체 선정

나. 평가 세부기준

1) 객관적 지표평가 - 기본적인 사업능력 평가

- 제안업체 경영상태, 투입인력 구성인원, 사업추진 실적

2) 주관적 평가 - 행사 기획 실행운영 능력평가

- 타당성,독창성,충실성: 사업이해도 및 체계성, 제안 내용의 독창성, 기획의 구성/ 내용의 충실성

- 실행능력: 프로그램의 실현가능성, 행사 실행제안, 전담조직의 전문성

- 인력,시설물 설치, 장비확보 및 사업운영방안: 시설물 장비확보방안, 운영요원 확보방안, 안전대책 등

- 재정운영계획: 예산구성의 적정성, 경비집행의 효율성, 계획과 예산의 연계성

3) 가격평가 - 총 사업비 제안 비용의 적절성

14. 제안서 작성시 예산 공통사항 (동일 기준 조건으로 요청)

가. 대관 및 식/음료 기준 : 총 1억원 예산 기준으로 작성

(전년 행사실적 등을 감안한 기준으로 행사내용에 따라 달라질 수 있음)

(D-1일차)  환영만찬 - 양식코스                (50인 + 와인 10병) * 1회

(1일차)   VIP Tae Meeting                     40인 * 1회

VIP 커피브레이크                     30인 * 2회

참가자(광고국 포함) 커피 브레이크    300인 * 2회

VIP 및 연사 오찬도시락                30인 * 1회

참가자 오찬도시락                   350인 * 1회

(2일차)   VIP Tae Meeting                     30인  * 1회

참가자 커피브레이크                 250인 * 2회

참가자 오찬도시락                   250인 * 1회

나. 해외연사 객실(숙박)료 : Deluxe Single 기준 객실단가 * 30박 기준

* 연사비와 항공료는 한겨레 본사에서 본사 법인카드로 지급예정

다. 해외 의전차량(공항-숙소 왕복기준) 10명

라. VIP초청장 1,2차 제작: 총 600장 (이메일 초청장 병행)

마. 홍보 브로슈어

- 표지 포함 총 12P 기준, 제작부수 총 500부

- 2일차 디지털어워드 시상식 브로슈어 12P기준 150부

바. 포럼 자료집

- (1일차) 통합본(B5) 400P 기준 * 700부

- (2일차) 1~6 각 세션별 자료집(B5) 80P 기준 * 각 200부씩

사. 기념품 : 참가자 및 연사 기념품은 가격대과 품목에 따라 달라질 수 있으니 가격대별

다양한 상품군 제안 요망

[제안시 기준단가 통일]

·  참가자 기념품: 700명 * @50,000원

·  연사 기념품  :  10명 * @30,000원

아. 홈페이지/모바일 유지 및 관리 (등록자 관리 포함, 결제시스템 제외)

자. PCO대행료 : 총액(대상액) * (   )% 또는 정액으로 표시

차. 통역비용 : 통역사는 해당분야에 대한 이해도가 있는 자로 교수급에 해당하는 자

카. 번역료 : 해외연사 이메일, 발표 자료집 번역 등 (통/번역 대학원 졸업자)

타. 홍보 : 한겨레 오프라인 신문 및 주/월간지 및 온라인 배너, SNS 홍보용

파. 기타 필요하다고 인정되는 비용 기재 - 모든 예산 내역은 수량 및 단가 등 구체적 근거 명시

15. 유의사항

가. 제안사는 주최 측에서 마련한 평가절차, 평가기준, 평가결과 등에 대하여 이의를

제기할 수 없으며 제안서 평가결과 및 협상결과는 공개하지 않는다.

나. 제출된 모든 서류는 일체 반환하지 않는다.

다. 낙찰자는 계약 체결 시 사업 세부 실행계획서, 업무추진 일정표, 예산계획,

투입인력 담당별 업무분장 계획 등을 제출하여야 한다.

라. 낙찰자는 정상적이고 투명한 방식에 의해 성실하게 예산을 집행, 관리하고

행사가 종료된 후 주최자의 정산기준에 의거 정산내역서 및 증빙 서류를 제출

하여야 한다.

마. 입찰자는 주최측으로부터 제공받은 입찰에 관한 서류 또는 각종 자료 및 입찰과정에서

얻은 정보를 해당 입찰 이외의 목적으로 사용하여선 안된다.

16. 입찰의 무효

가. 제안사의 내용과 사실이 다른 경우

나. 입찰 참가자격이 없는 자가 제안서를 제출한 경우

다. 낙찰자가 소정의 기일 내에 계약을 체결하지 않는 경우

라. 동일인이 2통 이상의 입찰서류를 제출한 경우

17. 문의사항

가. 문의처:  한겨레경제사회연구원 정태희 연구지원팀장(02-710-0078)  azaz@hani.co.kr

나. 행사 관련 정보는 공식 홈페이지 http://asiafutureforum.org/2017/kor/main.php#에서

확인가능

18. 흥행하는 ‘2018 AFF’를 위한 운영포인트

·  영감을 주는 콘텐츠

·  시선을 끄는 디자인 - 행사장/ 등록페이지

·  편의성을 갖춘 행사장

·  당일 등록절차의 원활성

·  감동을 주는 운영 - 개회식 등

·  예산구성의 적정성, 경비집행의 효율성

·  재치 있는 홍보

·  기타 대행사의 강점 노출

붙임1) 제안서 작성방법

붙임2) 입찰참가신청서

붙임3) 가격제안서         끝.

<붙임1> 제안서 작성방법

[제안서 작성방법]

항 목	작 성 방 법
Ⅰ. 제안개요	- 제안의 배경, 목적, 특징 및 장점, 기대효과 등 기술 - 제안사 소개 및 장점, 특이사항 등 기술
Ⅱ. 제안업체 일반사항
1. 일반현황	기본정보, 설립연도, 자본금, 지난 3년간 매출액, 주요연혁 등 기재
2. 조직 및 인원	업체 전체 조직구성 및 인원현황 기재(*정규직, 계약직, 파견직 인원수 기재)
3. 주요 사업내용	주요 사업내용과 면허/허가/등록증 보유현황 등 기재
4. 주요 행사실적	과거 최근 3개년 동안 진행한 주요 행사 실적과 향후 2년간 행사 수주 현황 기재 (*행사명, 기간, 발주처, 참가규모, 계약금액, 주요참가자 등)
5. 주요 포상실적	회사 및 개인(*본 사업 투입인력에 한함)의 수상 실적 기재
Ⅲ. 용역조직구성
1. 수행조직 및 업무분장	본 사업을 직접 수행할 조직구성 및 업무분장 내용을 상세히 기재
2. 투입인력 이력사항	본 사업 참여 인력 전원의 기본정보(성별, 연령, 사진, 담당업무 등)와 경력(기간), 학력, 자격/면허, 주요 수행행사(담당업무) 등을 기재 ※ 파견직원의 경우 PCO경력 3년 이상으로 연사관리 및 등록 담당자의 경우 영어가능자로 특히, 연사담장자의 경우 원어민수준의 통번역가능자
3. 단계별 투입인력 및 운영방안	본 사업 참여 인력의 시기별 투입계획 및 운영방안을 제시
Ⅳ. 행사 운영계획	- 국제회의 운영과 관련하여 각 분야별 세부 운영계획을 제시 (예: 행사장 사용계획, 공식행사, 의전, 회의, 연사 관리, 등록, 숙박, 영접/수송, 홍보, 인력, 안전계획 등) - 제안사의 특징과 장점을 함께 제시 ※ 국무총리 개회식 참석을 기준으로 작성
Ⅴ. 이벤트/부대행사 제안	본 포럼 시기에 진행 가능한 이벤트 및 부대행사 아이디어 제안
Ⅵ. 사업관리
1. 업무추진계획	각 부문별 업무추진일정 및 주최 측과 업무분장 방안을 제시
2. 업무보고 및 평가	업무 진행 상황에 따른 시기별 보고 계획, 행사 종료 후 성과 평가 계획 등 제시
Ⅶ. 기 타	본 제안요청서에 명시되지 않은 항목 중 사업의 성공적인 진행을 위해 필요하다고 판단되는 추가사항을 제시

<붙임2> 입찰참가신청서

입 찰 참 가 신 청 서 ※ 아래 사항 중 해당되는 경우에만 기재하시기 바랍니다.					처리기한
					즉 시
신청인	상호 또는 법인명칭		법인등록번호
	주 소		전 화 번 호
	대 표 자		주민등록번호
입찰개요	입 찰 일 자	2018. . .
	입 찰 건 명	제9회 아시아미래포럼 (The 9th Asia Future Forum)
입찰보증금	납부면제 및 지급확약	- 본인은 낙찰 후 계약 미 체결시 귀사에 낙찰금액의 5/100에 해당하는 입찰보증금을 계약금의 현금으로 납부할 것을 확약합니다.
대리인	본 입찰에 관한 일체의 권한을 다음의 자에게 위임 합니다. 성명/주민등록번호		본 입찰에 사용할 인감을 다음과 같이 신고합니다. 사용인감 (인)
본인은 위의 건명으로 공고한 귀사의 제한경쟁입찰에 참가하고자 입찰공고사항을 모두 승낙하고 별첨 서류를 첨부하여 입찰 참가신청을 합니다. 붙임 : 1. 사업자등록증 사본 1부 2. 법인인감증명서 및 법인등기부등본 각 1부 3. 입찰참가자격을 증명하는 서류 사본 1부 신청인 □ (법인인감) 한겨레신문사 귀중

<붙임3> 가격제안서

가 격 제 안 서 (요약본)
사 업 명		제9회 아시아미래포럼 (The 9th Asia Future Forum)
발 주 기 관		한겨레신문사
제안 업체명
용 역 기 간		계약일로부터 행사 종료 후 결과보고서 제출 및 정산 완료시까지
제 안 금 액 (부가세포함)		일금 원 (￦ )
	(단위: 원)
	구 분		금 액	비 고
	대관 및 식음료대		100,000,000	부가세 별도 (고정)
	시스템/기자재			부가세 별도
	초 청			부가세 별도
	행사장 조성			부가세 별도
	인쇄물			부가세 별도
	홍보비			부가세 별도
	현장운영비			부가세 별도
	인건비(전문 코디)			부가세 별도
	참가자 및 해외연사 기념품		35,300,000	〃 (고정)
	번역료			부가세 별도
	PCO대행료			〃
	소 계 -①			〃
	부가세(10%)- ②
	합계 (①+②)			부가세 포함 (만원단위 절사)
상기 금액으로 가격제안서를 제출합니다. ※ 붙임 가. 총괄 제안서(파워포인트 작성) 1부 나. 가격제안서 세부산출 내역 1부 (PDF가 아닌 첨부된 엑셀파일에 별도 작성 제출) 다. 최근 3년간 사업실적(용역명,발주처,기간,매출실적) 1부 라. 투입 전략인력 현황표 1부 마. 최근 2년 동안의 대차대조표 및 손익계산서(파일 제출) 바. 주제에 맞는 디자인 시안 (주제부분은 별도 문의) 사. 기타 포럼 활성화를 위한 아이디어 2018년 3월 일 주관사업자 : (사용인감) 한겨레신문사 귀중